Serienbriefe erstellen und drucken

MS Office: Serienbrief aus Word und Excel

Sie kommen mit dem Serienbrief nicht zurecht? Keine Sorge. Wir helfen gerne:
Senden Sie uns die Word-Datei und die zugehörige Excel-Tabelle. Wir erstellen den Serienbrief nach Ihren Vorstellungen.  Danach senden wir Ihnen per E-Mail eine Freigabedatei zu.
Jetzt können Sie überprüfen, ob die Feldzuordnung Ihren Vorstellungen entspricht:

  • Passt die Anrede?
  • Sind die Titel richtig eingebunden?
  • Befinden sich alle weiteren Felder dort, wo sie hingehören?

Wenn Sie die Freigabe erteilen, gehen die Briefe in die Produktion und sind fast schon auf dem Weg zum Empfänger. Natürlich optimieren wir die Briefe so, daß die Ausdrucke den Vorgaben der Deutschen Post entsprechen.

 

 

Sie haben den Serienbrief fertig

Sie haben in Microsoft Office oder Open Office einen Serienbrief erstellt.
Nun geht es an den Versand. Wir drucken Ihre Daten aus, kuvertieren die Briefe und liefern sie umgehend an die Deutsche Post.

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Mit Word und Excel Serienbriefe erstellen und drucken – so einfach geht’s

Vor allem in Büros fallen diverse Schreibarbeiten an, die denselben oder fast denselben Text zum Inhalt haben und an verschiedene Kontakte gesendet werden sollen. In solch einem Fall ist die Rede von einem Serienbrief.

Serienbriefe können Rechnungen, Mahnschreiben, Einladungen und andere Schreiben sein. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass die meisten Textpassagen identisch sind – lediglich Adressen, Namen und bestimmte Angaben wie der Rechnungsbetrag können variieren.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie Sie mit Word und Excel schnell und unkompliziert Serienbriefe erstellen können – Sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

Einen Serienbrief mit Word erstellen

Der Serienbrief setzt sich aus dem Hauptdokument – in der Regel für alle Empfänger gleich – und aus den individuellen Daten der Empfänger zusammen.

  • In einem ersten Schritt wird der Menüpunkt „Sendungen“ ausgewählt
  • Rufen Sie über „Seriendruck starten“ das Untermenü auf
  • Wählen Sie: „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“ (den Assistenten können Sie bei der Erstellung folgender Serienbriefe auch weglassen; zunächst ist es aber hilfreich, den Assistenten zu aktivieren)
Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word
Im nächsten Schritt wählen Sie den Dokumententyp „Briefe“ oder einen anderen Dokumententyp.
Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word, Dokumenttyp wählen
Bei dem Startdokument handelt es sich um den eigentlichen Brief, der an die verschiedenen Empfänger gesendet werden soll: Setzen Sie Ihre Arbeit in einem bereits angefangenen Word-Dokument fort; wählen Sie eine Mustervorlage, die Sie Ihren Bedürfnissen anpassen können oder öffnen Sie ein bereits erstelltes Dokument.
Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word, Startdokument
Im nächsten Schritt wählen Sie die Empfänger aus. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Entweder:

  • Sie wählen eine vorhandene Empfängerliste aus
  • Sie nutzen Ihre Outlook Kontakt-Liste
  • oder Sie erstellen eine neue Empfänger-Liste
Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word - Auswahl der Empfänger
Nachdem Sie die passenden Bestandteile wie „Adressblock“, „Grußzeile“ etc. ausgewählt haben, müssen Sie diese nur noch an den gewünschten Stellen platzieren.

Sobald das erledigt ist, ist Ihr Serienbrief fertig.

Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word - Adressblock

Kleine Serienbrief-Statistik

Zahlen rund um den Seriendruck

Wörter hat der Serienbrief im Schnitt

%

der Serienbrief sind farbig gedruckt

Tag beträgt die durchschnittliche Lieferzeit

Den Serienbrief auf seine Richtigkeit überprüfen und anschließend drucken

Die Richtigkeit der eingefügten Seriendruckfelder lässt sich über die Doppelpfeiltasten überprüfen. Sind alle Daten in Ordnung, klicken Sie auf „Weiter: Seriendruck beenden“.

Nun können Sie die erstellten Serienbriefe drucken oder die Bearbeitung beenden.

Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word

So verwenden Sie eine Excel-Tabelle zur Erstellung eines Serienbriefs

Beim Erstellen eines Serienbriefs mit Excel dient die Excel-Tabelle als Datenquelle für die Empfängerliste. Die Datenquelle enthält verschiedene Datenfelder wie Vorname, Name, Straße etc.

Nachdem Sie die Excel-Tabelle erstellt haben, speichern Sie diese ab.

Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word - dazugehörige Excel-Tabelle erstellen
  • Wählen Sie in Word „Datei“ → „Neu“ → „Leeres Dokument“ und dann „Sendungen“ aus
  • Rufen Sie über „Seriendruck starten“ das Untermenü auf
  • Wählen Sie: „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“
Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word
Im nächsten Schritt wählen Sie den Dokumententyp „Briefe“ oder einen anderen Dokumententyp.
Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word, Dokumenttyp wählen
Setzen Sie Ihre Arbeit in einem bereits angefangenen Word-Dokument fort; wählen Sie eine Mustervorlage, die Sie Ihren Bedürfnissen anpassen können oder öffnen Sie ein bereits erstelltes Dokument.
Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word, Startdokument
Im nächsten Schritt wählen Sie die Empfänger aus.

Wie bereits erwähnt gibt es hier verschiedene Möglichkeiten. Sie wählen: „Vorhandene Liste verwenden“ → „Durchsuchen“.

Öffnen Sie die zuvor erstelle Excel-Tabelle. Anschließend fahren sie wie oben beschrieben fort.

Serienbriefe erstellen mit dem Seriendruck-Assistent in Word - Empfänger wählen

Einen Serienbrief bei einem Lettershop kuvertieren lassen

Der Tintenstrahldruck samt dem anschließenden Falzen und Kuvertieren solcher Serienbriefe ist vor allem bei einer großen Exemplaranzahl (über 300) sehr mühsam und teuer. Die Lösung hierfür sind Lettershops wie mailingdruck24.de. Schon ab 100 Exemplaren kann man sich hier kostengünstig beraten und schnell sowie einfach Serienbriefe drucken lassen – Druck, Kuvertierung, Portooptimierung und Versand – bei Lettershops wird das komplett für Sie übernommen!

Ein Vorteil solcher Anbieter besteht darin, dass die Kuvertierung von Briefen mithilfe von Kuvertiersystemen und –Maschinen erfolgt. So können große Mengen an Briefen innerhalb von kürzester Zeit gedruckt, kuvertiert und versandt werden.

Dabei werden spezielle Umschläge verwendet, die nassklebend und maschinentauglich sind. Die Umschläge werden in die Kuvertiermaschine eingezogen und in dieser geöffnet. Anschließend zieht die Maschine Ihren Serienbrief ein und sammelt diesen. Die einzelnen Bestandteile werden auf die individuell passende Größe gefalzt. Anschließend wird alles zusammen in die Kuvertierhülle geschoben. Mithilfe eines Filzes, eines Pinsels oder ähnlichem erfolgt die Anfeuchtung der Gummierung auf der Umschlagsklappe. Der Umschlag samt Inhalt wird weitertransportiert, maschinell geschlossen und verklebt.

In einem letzten Schritt werden die kuvertierten Briefe in Postboxen sortiert und mit den Einlieferungsformularen bei einem Zustelldienst Ihrer Wahl abgegeben.

Der Preis beim Kuvertieren hängt dabei unter anderem von den folgenden Faktoren ab:

  • Größe der Auflage
  • Dringlichkeit der Kuvertierung
  • Anzahl der Bestandteile des Serienbriefs
  • Muss zusätzlich manuell kuvertiert werden?
PLZ: Die führende Null in der Adressdatei ist weg
Eine der häufigsten Fragen beim Erstellen eines Serienbriefes dreht sich um die führende Null in fünfstelligen Postleitzahlen. Oder besser um die fehlende Null.
Wird die entsprechende deutsche Postleitzahl nur vierstellig dargestellt, ist die Problemlösung einfach:

 

  • Markieren Sie in der Excel-Tabelle die Spalte mit den Postleitzahlen
  • Klicken Sie auf Daten –> Format
  • Wählen Sie Sonderformat Postleitzahl.
  • Bingo: Alle Postleitzahlen werden wieder mit 5 Stellen dargestellt!